Cuánto gasta un autónomo en gestionar su negocio de verdad (y cómo reducirlo)

Cuando un autónomo calcula cuánto le cuesta mantener su negocio, normalmente piensa en la cuota, los impuestos, el alquiler, los materiales o las herramientas que utiliza para trabajar.

Hay otro gasto que rara vez aparece en las cuentas: las horas dedicadas a organizar facturas, perseguir documentos, revisar cobros o contestar a la gestoría.

Ese tiempo también tiene un precio y puede ser bastante alto cuando buena parte de la gestión se hace a mano. Por eso, contar con un programa de facturación TS Facturas, anteriormente TS Facturas Billin puede servir para poner orden en una parte del negocio que suele llevar más horas de las que parece.

El coste de gestionar también cuenta

Imaginemos a un profesional que dedica tres horas cada semana a tareas administrativas. Buscar facturas, preparar presupuestos, comprobar pagos, descargar documentos o enviar información a la asesoría.

Son unas doce horas al mes.

Al cabo de un año, hablamos de más de 140 horas dedicadas a cuestiones que no forman parte de su actividad principal. Si esas horas se valoran al precio que cobra normalmente por su trabajo, la cifra empieza a resultar bastante más llamativa.

Y eso sin contar los pequeños ratos que se pierden durante el día: cinco minutos para localizar una factura, diez para corregir un documento o un cuarto de hora buscando un ticket que debería estar guardado en algún sitio.

El problema no es hacer una factura. Es todo lo que ocurre alrededor.

¿Dónde se va el tiempo?

Una parte importante de este coste aparece porque la información está repartida.

Una factura está en el correo. Un presupuesto, en una carpeta del ordenador. Los tickets se acumulan en el móvil.

La gestoría pide un documento que hay que buscar entre varios archivos y, de paso, aparece una factura pendiente de cobro que había pasado desapercibida.

Este sistema puede funcionar cuando hay pocas operaciones. A medida que aumenta el volumen, se vuelve más difícil mantenerlo bajo control.

La digitalización permite juntar esa información y automatizar algunas tareas que antes dependían exclusivamente del autónomo.

No elimina la gestión del negocio, pero sí evita que cada pequeño movimiento implique empezar de cero.

La gestoría también forma parte de esta ecuación

Hay otro aspecto que suele pasar desapercibido: el tiempo que cuesta preparar la documentación para la asesoría.

Si cada trimestre hay que recopilar facturas, comprobar que no falta nada y enviar archivos por diferentes vías, el trabajo se multiplica.

Una plataforma que permita compartir la información directamente con la gestoría como TS Facturas, TS Facturas Billin cambia bastante el proceso. El asesor puede consultar la documentación que necesita y el autónomo no tiene que convertirse en mensajero de sus propias facturas.

Además, trabajar con información centralizada facilita detectar errores antes de que lleguen a convertirse en un problema contable.

Cómo recortar horas sin descuidar el negocio

No hace falta automatizar absolutamente todo. Hay tareas que requieren intervención y decisiones que seguirá tomando el propio autónomo.

La cuestión está en identificar aquellas operaciones repetitivas que no aportan demasiado valor.

Por ejemplo:

• Crear facturas a partir de datos ya registrados.
• Guardar documentación de forma automática.
• Consultar qué facturas siguen pendientes de cobro.
• Compartir información con la gestoría.
• Mantener presupuestos y facturas dentro del mismo entorno.
• Acceder a los documentos sin depender de un único ordenador concreto.

Cuando estas tareas dejan de hacerse manualmente, el ahorro no se nota únicamente en la factura del software. Se nota en las horas que vuelven a quedar libres.

Qué tienen los mejores programas de facturación para autónomos y pymes en España

No todos los negocios necesitan una plataforma enorme con decenas de funciones.

Para muchos autónomos y pequeñas empresas es más útil encontrar una solución sencilla que cubra bien las tareas que realmente utilizan.

Al comparar opciones, conviene comprobar al menos cuatro cosas:

Que esté preparada para los cambios normativos

La facturación está viviendo una transformación importante en España. Utilizar un programa que se adapte a las nuevas exigencias evita tener que cambiar de herramienta cada vez que aparece una nueva obligación.

Que facilite el trabajo con la gestoría

No basta con crear facturas. Poder compartir documentación con el asesor desde el mismo entorno puede ahorrar bastante tiempo.

Que permita trabajar desde distintos dispositivos

Un autónomo no siempre está delante de su ordenador. Consultar una factura o preparar un presupuesto desde el móvil puede resultar especialmente útil.

Que no obligue a aprender procesos complicados

Si gestionar una factura requiere cinco pasos innecesarios, la herramienta termina convirtiéndose en otra tarea más.

En este sentido, TS Facturas (anteriormente llamado Billin) encaja bien con las necesidades del programa de facturación para autónomos que buscan una gestión sencilla y preparada para los cambios en la facturación.

Además de centralizar facturas y presupuestos, permite compartir la información con la gestoría, de manera que ambas partes pueden trabajar con los mismos datos sin depender de intercambios constantes de archivos.